PRIVACY VERKLARING van BACK ON TRACK VZW
BACK ON TRACK VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens
(en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze Privacy statement willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Back on Track vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Back on Track is een vereniging zonder winstoogmerken en heeft als doelstelling zich in te zetten om het leven met en na kanker te verbeteren. De vereeniging wil voorlichten, informeren en sensibiliseren rond kanker, algemeen welzijn en een gezonde levensstijl, in het bijzonder na een kankerdiagnose en behandeling.
Dit willen wij verwezelijken door het organiseren van activiteiten, workshops, lezingen, nieuwsbrieven en andere evenementen. Op het vlak van nazorg en het verbeteren van de levenskwaliteit van (ex-) kankerpatienten ondersteunen wij projecten en initiatieven die dit als doelstelling hebben. In het bijzonder richten wij ons op een jaarlijkse traject begeleiding van (ex-) kankerpatienten waarbij naar een sportieve uitdaging wordt toegewerkt; gekend als de back on track challenge.
Als Back on Track vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
BACK ON TRACK VZW
Velostraat 38
9800 Deinze
Contactpersoon:
Van der Plaetsen Elisabeth (administratie)
info@backontrackfoundation.com
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom
BACK ON TRACK VZW verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je de gegevens zelf aan ons verstrekt. Uw persoonsgegevens worden door BACK ON TRACK VZW verwerkt ten behoeve van een aantal doeleinden en rechtsgronden.
Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. BACK ON TRACK VZW bewaart en verwerkt persoonsgegevens in funtcie van verschillende persoonsgroepen binnen de organisatie (deelnemers challenge/ symathysanten/ vrijwilligers / giften), met elke groep zijn persoonsgegevens en doeleinden en rechtsgronden.
Uw persoonsgegevens worden door BACK ON TRACK VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden waaronder:
• Eenduidige bepaling van natuurlijk persoon.
• Opstellen van een overeenkomst/inschrijving (deelname challenge).
• Het plannen van activiteiten en het contacteren van en communiceren met deelnemers en
sypmathisanten in dat kader.
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van BACK ON TRACK VZW.
• Om te kunnen deelnemen als deelnemer van BACK ON TRACK VZW aan activiteiten
georganiseerd door derden waarbij een groepsinschrijving vereist is.
• Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en aankondigingen activiteiten.
• Het versturen van de uitnodiging tot betaling maandelijkse bijdrage aan de deelnemers challenge.
• Het omkaderen en begeleiden van de deelnemers binnen een (para)medisch team
voor de duur van de inschrijving.
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid/instanties.
• Statistische doeleinden – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel
gepseudonimiseerd / geanonimiseerd.
• Voor het controleren van de betaling van de deelnemersbijdrage voor de duur
van de inschrijving of specifieke activiteit.
• Voor het afsluiten van een verzekering voor deelnemers en vrijwilligers.
• Voor het bijhouden van een vrijwilligers register (wettelijke verpichting).
• Voor het uitbetalen van een vrijwilligersvergoedig en de opstelling van een vrijwilligersovereenkomst.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, verwerken en bewaren:
Deelnemers Challenge:
• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, gsm-nummer, e-mailadres
• Persoonlijke kenmerken: ras, geboortedatum, nationaliteit, geslacht
• Pasfoto
• Handtekening
• Kledingmaat/schoenmaat
• Profielnamen sociale media i.f.v. communicatie
Deelnemers bezorgen hun persoonsgegevens via het inschrijvingsdossier. Op de verschillende formulieren van het inschrijvingsdossier (inschrijvingsfiche, betalingsovereenkomst, GDPR en beeldmateriaal) worden noodzakelijke en optionele gegevens gevraagd die de deelnemer bezorgt bij inschrijving. Op elk van deze formulieren gaat de deelnemer expliciet akkoord met de verwerking van zijn gegevens door BACK ON TRACK VZW.
Sympathysanten:
• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, email
Vrijwilligers:
• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoon, gsm-nummer, e-mailadres,
• Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geslacht, nationaliteit
• Handtekening
Giften:
• Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres
Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat BACK ON TRACK VZW ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:
• Bankrekeningnummer
• rijksregisternummer
• Medische gegevens
Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan BACK ON TRACK VZW de betreffende dienst niet aanbieden.
Van de deelnemer en vrijwilligers wordt verwacht dat hij elke wijziging van zijn persoonsgegevens onmiddellijk spontaan en schriftelijk doorgeeft aan BACK ON TRACK VZW.
Volgende gegevens worden ten slotte verwerkt nadat ze elders dan bij de deelnemers/ sympathysant / vrijwilliger zelf zijn verkregen:
• Beeldmateriaal (foto/video) zowel individueel beelden als groepsbeelden, gemaakt tijdens de activiteiten georganiseerd door of waar aan deelgenomen wordt door Back on Track vzw.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van derde, gespecialiseerde partijen aan wie wij de volgende taken uitbesteden:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, cloudsysteem)
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, CRM systeem …)
• het verzekeren van onze deelnemers
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, uitnodigingen en bevragingen. De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat men zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, wordt uw emailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnen Mailchimp.
Met elk van deze partijen (verwerkers) hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin de nodige afspraken opgenomen zijn om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, of wij hier een gerechtvaardigd belang voor hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek met machtiging van het parket (persoons)gegevens bij ons opvraagt, het overmaken van persoonsgegevens aan de subsidiërende overheid die dit oplegt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te weigeren en om deze ten allen tijde in te trekken.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
BACK ON TRACK VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Als algemene regels worden persoonsgegevens maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door BACK ON TRACK VZW dit rechtvaardigt.
Email adressen bij mailchimp blijven bewaard tenzij u zichzelf uitschrijft.
Jouw e-mailadres en voornaam worden opgeslagen in Mailchimp. De opslag van jouw gegevens is voor onbepaalde tijd. Jij kan je namelijk uitschrijven wanneer je maar wilt via de link onderaan de nieuwsbrieven of door een mail te sturen naar info@backontrackfoundation.com.
In kaart brengen websitebezoek
BACK ON TRACK VZW maakt geen gebruik van coockies of vergelijkbare technieken op haar website.
Beveiliging van de gegevens
BACK ON TRACK VZW neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
• Alle personen die namens BACK ON TRACK VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Het bestuur van BACK ON TRACK VZW is verwerkingsverantwoordelijke. Individuen die uw persoonsgegevens verwerken, kunnen niet beschouwd worden als verantwoordelijke.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming , voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
U kunt de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt en die wij geautomatiseerd verwerken, ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat, zodat u deze kunt doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke of zodat wij deze, op uw vraag en als dit technisch mogelijk is, kunnen overmaken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkegen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.
U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website www.backontrackfoundation.com. [Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.Vermeld ook dat het om een kopie gaat.] We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit ( Privacy Commissie) , dit is de
toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.
Wijziging privacy statement
BACK ON TRACK VZW kan zijn privacy statement wijzigen.
Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.
Deze privacy verklaring is opgesteld op 20 februari 2019. De meest recente aanpassingen werden uitgevoerd op 14 mei 2019.